Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
1. Allgemeines
Wir freuen uns sehr, dass Sie sich bei Schüttflix bewerben wollen. Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Bewerbungsprozess stellen wir hier transparent und vertrauensvoll unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung. Daher informieren wir Sie, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Schüttflix GmbH
Langer Weg 5
33332 Gütersloh
Tel.: +49 5241 60130-0
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 11151
Registergericht: Amtsgericht Gütersloh
Datenschutzbeauftragter: Herting Oberbeck Datenschutz GmbH, Hallerstr. 76, 20146 Hamburg, oberbeck@datenschutzkanzlei.de
3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sämtliche Informationen, die sich über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person beziehen. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
4. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Ermöglichung des Bewerbungsprozesses, somit zur Anbahnung und Begründung des Arbeitsverhältnisses, verwendet. Dies umfasst die Erfassung und weitere Bearbeitungen Ihrer Bewerbung sowie die notwendige Bearbeitung im Rahmen eines vorvertraglichen Rechtsverhältnisses. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite oder der Kontaktaufnahme mit einem Recruiter bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern. Ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten kann die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nicht stattfinden.
Insbesondere werden dabei die folgenden, aber nicht abschließende Stamm- und Kontaktdaten erhoben:
• Bewerberstammdaten (Vor-, Nachname, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Tätigkeiten, fachliche Qualifikation, Führerscheinklasse)
• Freiwillige Informationen, wie z. B. ein Foto des Bewerbers, Informationen zum Status einer schwerbehinderten Person oder andere Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen oder in Ihrer Anwendung hochladen
• Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie unsere Kommentare und Bewertungen zu Ihrer Person während des Bewerbungsprozesses
• Öffentliche zugängliche Karriere Plattformen wie z. B. LinkedIn oder Xing
• Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Wenn die Informationen, die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen angeben, besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 Abs. 1 DS-GVO enthalten (z. B. Informationen, die Rückschlüsse auf die sexuelle Orientierung, Gesundheitsinformationen und Schlussfolgerungen zu Ihrer ethnischen Herkunft oder Ihrer religiösen Überzeugung haben) werden wir diese Daten nur im gesetzlich zulässigen Umfang verarbeiten.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, weitere aussagekräftige Dokumente hochzuladen, in denen sich ggf. weitere personenbezogene Daten enthalten können.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Im Anschluss an das Bewerbungsverfahren erhalten Sie gegebenenfalls eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Sollten in Zukunft für Sie passende Vakanzen in unserem Haus aufkommen, können wir Sie bei unserer Bewerberauswahl besser berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool speichern.
Im Falle Ihrer Einwilligung werden die unter Ziffer 4 beschriebenen Daten für jeweils 12 weitere Monate gespeichert. Nach diesen 12 Monaten müssen Sie auf unsere Nachfrage hin erneut einwilligen, dass Sie im Bewerberpool verbleiben möchten. Sollten Sie auf diese Nachfrage nicht innerhalb von 14 Tagen reagieren, so werden Ihre Unterlagen anonymisiert.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
5. Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung und -verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet.
Die Rechtgrundlage dieser Datenspeicherung und -verarbeitung bilden Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO i. V m . § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 9 Abs. 2b i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DS-GVO.
Wenn Sie der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten freiwillig zugestimmt haben, ist diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung:
• Aufnahme in den o. g. Talentpool, das bedeutet, wir speichern die Bewerbungsunterlagen außerhalb des aktuellen Bewerbungsprozesses, um sie in späteren Bewerbungsprozessen zu berücksichtigen.
Wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihre Einwilligung verlassen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenn möglich, senden Sie Ihren Widerruf bitte per E-Mail an jobs@schuettflix.de. Dies hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
6. Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO erfolgt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
7. Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).
8. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.schuettflix.de/privacy-policy/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.
Wir freuen uns sehr, dass Sie sich bei Schüttflix bewerben wollen. Für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Bewerbungsprozess stellen wir hier transparent und vertrauensvoll unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung. Daher informieren wir Sie, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Schüttflix GmbH
Langer Weg 5
33332 Gütersloh
Tel.: +49 5241 60130-0
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 11151
Registergericht: Amtsgericht Gütersloh
Datenschutzbeauftragter: Herting Oberbeck Datenschutz GmbH, Hallerstr. 76, 20146 Hamburg, oberbeck@datenschutzkanzlei.de
3. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sämtliche Informationen, die sich über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person beziehen. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
4. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Ermöglichung des Bewerbungsprozesses, somit zur Anbahnung und Begründung des Arbeitsverhältnisses, verwendet. Dies umfasst die Erfassung und weitere Bearbeitungen Ihrer Bewerbung sowie die notwendige Bearbeitung im Rahmen eines vorvertraglichen Rechtsverhältnisses. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite oder der Kontaktaufnahme mit einem Recruiter bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern. Ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten kann die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nicht stattfinden.
Insbesondere werden dabei die folgenden, aber nicht abschließende Stamm- und Kontaktdaten erhoben:
• Bewerberstammdaten (Vor-, Nachname, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
• Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, Tätigkeiten, fachliche Qualifikation, Führerscheinklasse)
• Freiwillige Informationen, wie z. B. ein Foto des Bewerbers, Informationen zum Status einer schwerbehinderten Person oder andere Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen oder in Ihrer Anwendung hochladen
• Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie unsere Kommentare und Bewertungen zu Ihrer Person während des Bewerbungsprozesses
• Öffentliche zugängliche Karriere Plattformen wie z. B. LinkedIn oder Xing
• Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Wenn die Informationen, die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen angeben, besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 Abs. 1 DS-GVO enthalten (z. B. Informationen, die Rückschlüsse auf die sexuelle Orientierung, Gesundheitsinformationen und Schlussfolgerungen zu Ihrer ethnischen Herkunft oder Ihrer religiösen Überzeugung haben) werden wir diese Daten nur im gesetzlich zulässigen Umfang verarbeiten.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, weitere aussagekräftige Dokumente hochzuladen, in denen sich ggf. weitere personenbezogene Daten enthalten können.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Im Anschluss an das Bewerbungsverfahren erhalten Sie gegebenenfalls eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Sollten in Zukunft für Sie passende Vakanzen in unserem Haus aufkommen, können wir Sie bei unserer Bewerberauswahl besser berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool speichern.
Im Falle Ihrer Einwilligung werden die unter Ziffer 4 beschriebenen Daten für jeweils 12 weitere Monate gespeichert. Nach diesen 12 Monaten müssen Sie auf unsere Nachfrage hin erneut einwilligen, dass Sie im Bewerberpool verbleiben möchten. Sollten Sie auf diese Nachfrage nicht innerhalb von 14 Tagen reagieren, so werden Ihre Unterlagen anonymisiert.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
5. Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung und -verarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet.
Die Rechtgrundlage dieser Datenspeicherung und -verarbeitung bilden Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO i. V m . § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 9 Abs. 2b i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 88 DS-GVO.
Wenn Sie der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten freiwillig zugestimmt haben, ist diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung:
• Aufnahme in den o. g. Talentpool, das bedeutet, wir speichern die Bewerbungsunterlagen außerhalb des aktuellen Bewerbungsprozesses, um sie in späteren Bewerbungsprozessen zu berücksichtigen.
Wenn wir uns bei der Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihre Einwilligung verlassen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenn möglich, senden Sie Ihren Widerruf bitte per E-Mail an jobs@schuettflix.de. Dies hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
6. Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO erfolgt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
7. Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).
8. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.schuettflix.de/privacy-policy/ unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.